Fragen und Antworten zur individuellen Softwareentwicklung

pep.digital entwickelt maßgeschneiderte Individualsoftware überwiegend für mittelständische und große Unternehmen – überall dort, wo Standardlösungen nicht passen. Das Leistungsspektrum beinhaltet u.a. folgende Bereiche: KI-Lösungen, Prozessdigitalisierung, Self-Service-Portale, Digitale Produkterweiterungen, Software-Reengineering und Data-driven Solutions.

Technisch entstehen Web-Applikationen, Mobile Apps, leistungsfähige Backends und komplexe Systemintegrationen – von der Konzeption bis zum produktiven Betrieb. pep.digital ist nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert.

Standardsoftware deckt viele typische Geschäftsprozesse gut ab. Sobald Prozesse jedoch stark unternehmensspezifisch sind oder mehrere Systeme nahtlos zusammenspielen müssen, stoßen Standardlösungen oft an Grenzen.

Individualsoftware ist besonders sinnvoll, wenn:

• Prozesse nicht zur Logik von Standardtools passen
• komplexe Systemlandschaften integriert werden müssen
• Workarounds Kosten und Komplexität erhöhen
• Flexibilität und Weiterentwicklung entscheidend sind

Der Break-Even gegenüber SaaS-Lizenzen ist bei Individualsoftware oft nach 2 - 3 Jahren erreicht – danach entfallen laufende Lizenzgebühren, während die Software vollständig im Eigentum des Unternehmens verbleibt.

Unternehmen, die veraltete Eigenentwicklungen oder gewachsene Altsysteme modernisieren möchten, brauchen einen Dienstleister, der beides beherrscht: das tiefe Verständnis für bestehende Systemlogik – und die technische Kompetenz für moderne Architekturen. pep.digital ist genau darauf spezialisiert.

Was pep.digital von anderen Anbietern unterscheidet:

• Schrittweise Modernisierung im laufenden Betrieb – keine Ablösung auf einen Schlag, sondern kontrollierte Migration ohne Produktionsausfall und ohne den fachlichen Kern zu verwerfen
• Erfahrung mit gewachsenen Systemen – pep.digital analysiert bestehenden Code, dokumentiert Geschäftslogik und überführt sie strukturiert in moderne Architekturen (z. B. Microservices, Cloud-native, moderne Frameworks)
• KI-gestützte Code-Analyse – KI-Werkzeuge beschleunigen die Analyse und Dokumentation von Legacy-Code und reduzieren Migrationsrisiken erheblich
• Kein Big-Bang-Ansatz – Statt eines riskanten Komplettneubaus setzt pep.digital auf das bewährte Strangler-Fig-Pattern: neue Funktionen entstehen modern, alte werden schrittweise abgelöst
• Dediziertes Team mit Projektkontinuität – dasselbe Team, das den alten Code versteht, entwickelt auch die neue Lösung – kein Wissenstransfer-Verlust zwischen Analyse und Umsetzung
• u.a. ISO 9001 zertifiziert – strukturierte Prozesse und Dokumentation als nachprüfbarer Standard

Ja. pep.digital integriert KI-Funktionen wie z. B. Automatisierung, KI-Datenanalyse, KI-Assistenzsysteme und Optimierungslogiken direkt in bestehende oder neue Software-Lösungen – praxisnah und datenschutzkonform.

Wir bei pep.digital entwickeln Web Apps und native oder hybride Mobile Apps, entweder als eigenständige digitale Produkte oder integriert in bestehende Systeme und Plattformen. Einige Referenzen finden Sie hier.

Ja. In Discovery-Workshops oder mit Prototypen und Proof-of-Concepts validieren wir Anforderungen, Technologien und Business-Nutzen frühzeitig – als sichere Entscheidungsgrundlage vor der Umsetzung.

Nach einem unverbindlichen Erstgespräch analysieren wir mit Ihnen gemeinsam Ihre Anforderungen, und erstellen daraufhin eine transparente Aufwandsschätzung und ein verständliches Angebot – klar strukturiert und ohne versteckte Kosten.

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In der Startphase klären wir Ziele, analysieren Prozesse und technische Rahmenbedingungen und definieren eine klare Roadmap mit Aufwand, Kosten, Zeitrahmen und Architektur-Empfehlung.

Abhängig von der Komplexität des Softwareprojektes erhalten Sie in der Regel innerhalb weniger Stunden oder Tage ein detailliertes Angebot, basierend auf Ihren Anforderungen und Zielen.

Wir bieten flexible Vertragsmodelle. Das Modell wird passend zu Projektumfang, Risiko und Zielsetzung gemeinsam festgelegt. Bei größeren Projekten ist unsere Empfehlung eine agile Beauftragung.

pep.digital arbeitet nach dem Scrum-Framework – einem etablierten agilen Vorgehensmodell für komplexe Softwareprojekte. Die Entwicklung erfolgt in definierten Sprints: Zu Beginn jedes Sprints wird gemeinsam geplant, was umgesetzt wird; am Ende steht ein Review mit lauffähiger Software. Scrum sorgt dafür, dass Anforderungen jederzeit angepasst werden können, ohne das gesamte Projekt zu gefährden – ein entscheidender Vorteil gegenüber klassischen Wasserfallprojekten, bei denen Änderungen teuer und riskant sind.

Bei pep.digital arbeitet ein festes Team ausschließlich für Ihr Projekt – keine parallele Zuteilung an mehrere Kunden, kein ständig wechselndes Personal. Das Team besteht typischerweise aus einem Proxy Product Owner, einem oder mehreren Entwicklern sowie einem Quality Engineer – je nach Projektgröße und Komplexität. Der entscheidende Vorteil: Das Team entwickelt über Zeit ein tiefes Verständnis für Ihren Systemkontext, Ihre Prozesse und Ihre Geschäftslogik. Das reduziert Einarbeitungsaufwand, erhöht die Codequalität und sorgt dafür, dass echte Verantwortung für das Ergebnis übernommen wird – nicht nur für geleistete Stunden.

Qualität ist bei pep.digital in jeden Sprint integriert – nicht nachgelagert. Konkret bedeutet das: Automatisierte Tests (Unit-, Integrations- und End-to-End-Tests) werden parallel zur Entwicklung geschrieben, jeder Code durchläuft ein strukturiertes Review, und jede Sprint-Lieferung wird gegen definierte Akzeptanzkriterien geprüft. Darüber hinaus legt pep.digital besonderen Wert auf saubere Architektur und vollständige Dokumentation – als Grundlage dafür, dass die Software langfristig wartbar, erweiterbar und von anderen Entwicklern verstanden werden kann. pep.digital ist u.a. nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert.

Ein Projekt bei pep.digital durchläuft vier Phasen:

1. Discovery – Ziele, Anforderungen und Systemlandschaft werden erfasst, Use Cases nach Businesswert priorisiert und ein erster Fahrplan erstellt (1 - 2 Wochen)
2. Konzeption & Architektur – Lösungsarchitektur, Technologieentscheidungen, Sprint-Planung und belastbare Kostenschätzung
3. Iterative Entwicklung – Umsetzung in Sprints mit Sprint Review nach jeder Iteration; erste produktive Teilfunktionen typischerweise nach 4 - 10 Wochen
4. Go-live & Übergabe – Produktivsetzung, Einarbeitung Ihres Teams, Übergabe
5. Support & Wartung (optional) – Sicherheitsupdates & Patchmanagement, Anpassung an neue Regularien, Support & Monitoring

Für klar abgegrenzte Einzelleistungen – wie das initiale Assessment oder einen definierten Projektabschnitt – bietet pep.digital Festpreise an. Für die iterative Entwicklung empfiehlt pep.digital Time & Material mit einem definierten Budget für das Projektziel: Abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand, die detaillierten Anforderungen zur Zielerreichung bleiben flexibel steuerbar, und das Budget wird regelmäßig transparent kommuniziert. So erhalten Sie die Planungssicherheit eines Festpreises kombiniert mit der Flexibilität eines agilen Vorgehens – ohne versteckte Nachträge durch nachträgliche Change Requests.

Sie haben einen festen Ansprechpartner für die gesamte Projektlaufzeit – in der Regel der Proxy Product Owner oder Projektleiter. Es gibt keinen ständigen Wechsel zwischen Account Manager, Projektleiter und Technikteam wie bei größeren Beratungshäusern. Der direkte Kontakt zum Team, das Ihre Software baut, ist ein bewusstes Prinzip bei pep.digital – kürzere Kommunikationswege bedeuten schnellere Entscheidungen, weniger Informationsverlust und bessere Ergebnisse.

pep.digitals Arbeitsweise ist darauf ausgelegt, Ihren internen Aufwand so gering wie möglich zu halten. Als Orientierung für eine Untergrenze:

• Discovery-Phase: 2 - 3 Workshops à 2 - 3 Stunden – intensiv, aber zeitlich klar begrenzt
• Laufende Entwicklung: pro Sprint ca. 1,5 - 2 Stunden (Sprint Review + Sprint Planning) - vordefinierte Sprintlänge ist typischerweise zw. 1 - 3 Wochen
• Ad-hoc-Abstimmungen: werden durch den Proxy PO gepuffert

Sie werden nur bei fachlichen Entscheidungen eingebunden, nicht bei technischen Detailfragen. Ihr Team kann sich aber selbstverständlich auch mehr einbringen - zum Beispiel durch die Übernahme einer vollen Product Owner Rolle für das Projekt. Dieses Modell ist damit explizit für Führungskräfte und Fachverantwortliche geeignet, die kein IT-Vollzeitteam im Rücken haben. Aber auch mit eigenem Digitalisierungs-Team unterstützen wir Sie gern.

Viele mittelständische Unternehmen haben keine dedizierte IT-Abteilung oder Product Owner, die Geschäftsanforderungen strukturiert in technische User Stories übersetzen können. Der Proxy Product Owner (Proxy PO) von pep.digital übernimmt genau diese Brückenfunktion: Er erfasst Ihre Anforderungen, formuliert sie als konkrete User Stories mit Akzeptanzkriterien, priorisiert das Backlog gemeinsam mit Ihnen und stellt sicher, dass das Team stets an den Aufgaben mit dem höchsten Businesswert arbeitet.

Das Ergebnis: weniger Missverständnisse, kürzere Abstimmungsschleifen – und ein Endprodukt, das wirklich das liefert, was Sie brauchen. Der Proxy PO ist optional, wird aber besonders für Unternehmen ohne eigene IT-Projektleitung empfohlen.

pep.digital arbeitet standortunabhängig mit Unternehmen zusammen. Die gesamte Projektkommunikation – Workshops, Sprint Reviews, Plannings und tägliche Abstimmungen – läuft digital über Videokonferenz, kollaborative Tools und strukturierte Dokumentation. Persönliche Vor-Ort-Termine werden an kritischen Meilensteinen angeboten, sind aber keine Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Kunden bestätigen, dass auch bei großer geografischer Distanz (z.B. auch nach Westafrika) die Zusammenarbeit „problemlos und von Vertrauen geprägt" verläuft.

Ja – Transparenz ist ein Grundprinzip des agilen Vorgehens bei pep.digital. Sie haben jederzeit Zugriff auf das Projektboard (z. B. in Jira oder einem äquivalenten Tool): offene User Stories, laufende Aufgaben, abgeschlossene Funktionen, geplante Sprints. Regelmäßig erhalten Sie einen kurzen schriftlichen Statusbericht mit erledigten Punkten und nächsten Schritten. Und über die kaufmännische Situation und Ihren Budgetstand können Sie sich jederzeit in unserem Kundenportal detailliert informieren. Es gibt keine Blackbox-Phasen, in denen monatelang entwickelt wird, ohne dass Sie wissen, wo das Projekt steht.

Ja. pep.digital unterstützt auch als Erweiterung bestehender Entwicklungsteams – mit zusätzlichen Kapazitäten, spezifischem Know-how oder in der Rolle eines technischen Sparringspartners. So können Sie gezielt Engpässe beheben, ohne ein komplett neues Team aufzubauen.

Anforderungsänderungen sind in agilen Projekten keine Ausnahme, sondern die Regel – und das agile Vorgehen von pep.digital ist genau dafür ausgelegt. Neue oder geänderte Anforderungen werden als User Stories ins Backlog aufgenommen und gemeinsam priorisiert. Wenn eine neue Anforderung dazukommt, entscheiden Sie, was dafür zurückgestellt wird – pep.digital gibt dabei eine ehrliche Aufwandsschätzung. Es entstehen keine automatischen Mehrkosten durch Change Requests; stattdessen steuern Sie aktiv den Scope innerhalb des vereinbarten Budgetrahmens.

pep.digital stellt flexible Entwicklerteams zusammen, die je nach Projektumfang und Komplexität wachsen oder angepasst werden können. Typische Teamgrößen liegen zwischen 2 - 8 Personen, bei Bedarf auch größer.

Ja. Der entwickelte Quellcode gehört vollständig unseren Kunden. Sie erhalten alle Rechte am Produkt und sind damit unabhängig – für Weiterentwicklung, Betrieb oder die Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern.

Ja, pep.digital ist gleich zweifach ISO-zertifiziert. Beide Zertifizierungen werden regelmäßig durch unabhängige externe Audits bestätigt.

• ISO 9001:2015 – Qualitätsmanagementsystem, ausgerichtet auf kontinuierliche Verbesserung und Kundenanforderungen
• ISO/IEC 27001:2022 – Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS), zertifiziert durch DEKRA Certification GmbH für den Bereich Entwicklung und Wartung von Individualsoftware

Secure-by-Design bedeutet, dass Sicherheit von Beginn an in die Softwarearchitektur integriert wird. pep.digital berücksichtigt Bedrohungsmodelle, sichere Authentifizierung, Verschlüsselung und kontinuierliche Sicherheitsprüfungen bereits während der Entwicklungsphase.

Wir verfolgen einen Secure-by-Design-Ansatz: Sicherheitsanforderungen werden von Anfang an in Architektur und Entwicklung integriert – nicht nachträglich ergänzt. Sensible Daten werden während der Entwicklung verschlüsselt, anonymisiert oder pseudonymisiert. Entwicklungs- und Testumgebungen sind strikt vom Live-System getrennt, Zugriff erfolgt ausschließlich über kontrollierte, rollenbasierte Berechtigungen. Weitere Bestandteile unseres Sicherheitsansatzes sind verschlüsselte Datenübertragung (TLS), die OWASP Top 10 als Grundlage für sichere Codierung sowie regelmäßige Sicherheitsreviews im Entwicklungsprozess.

pep.digital entwickelt alle Softwarelösungen DSGVO-konform und integriert Datenschutzprinzipien von Anfang an. Sensitive Daten werden verschlüsselt gespeichert, Zugriffsrechte strikt verwaltet und Datenschutzrichtlinien kontinuierlich überwacht. Wir schließen darüberhinaus mit unseren Kunden Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs), Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarungen (ADVs) und die zugehörigen Technische und organisatorischen Massnahmen (TOMs) ab.

Wir berücksichtigen aktuelle regulatorische Anforderungen wie die NIS2-Richtlinie und den EU AI Act bereits in der Konzeptionsphase. Für regulierte Branchen entwickeln wir Lösungen, die dokumentierbar, auditierbar und auf Nachweispflichten ausgelegt sind.

Ja, wir beraten Unternehmen zu Sicherheitsstrategien, führen Audits und Risikobewertungen durch und unterstützen bei der Umsetzung von Compliance- und Sicherheitsmaßnahmen in bestehenden individuellen IT-Systemen.

Ja. pep.digital hat Erfahrung mit Projekten, bei denen besondere Anforderungen an Datensicherheit, Zugriffskontrolle und Auditierbarkeit bestehen – etwa in der Industrie, der Finanzbranche oder bei internationalen Unternehmen. Auf Wunsch entwickeln wir auch für On-Premise-Deployments ohne Cloud-Anbindung.

Im Rahmen unserer Wartungs- und Supportleistungen überwachen wir aktiv auf bekannte Schwachstellen (CVEs), spielen Sicherheits-Patches zeitnah ein und informieren Sie proaktiv über relevante Risiken. Reaktionszeiten werden vertraglich im SLA festgelegt.

Wir bieten langfristige Wartungs- und Supportleistungen an, die den stabilen und sicheren Betrieb Ihrer Lösung gewährleisten. Dazu gehören regelmäßige Updates, Sicherheits-Patches, Monitoring und ein kompetenter Ansprechpartner für den laufenden Betrieb.

Wir decken je nach Vereinbarung alle Support-Ebenen ab: vom First-Level-Support für Anwenderanfragen über den technischen Second-Level-Support bis hin zum Third-Level-Support mit direktem Entwicklereingriff bei komplexen Fehlern. So erhalten Sie je nach Bedarf die richtige Tiefe der Unterstützung.

Ja. Reaktions- und Lösungszeiten werden vertraglich im Service Level Agreement (SLA) festgelegt – abgestimmt auf die Kritikalität Ihrer Anwendung und Ihre Betriebsanforderungen. So wissen Sie im Ernstfall genau, wann Sie mit einer Rückmeldung rechnen können.

Wir richten proaktives Monitoring ein, das Fehler, Performance-Einbrüche und Sicherheitsereignisse frühzeitig erkennt – idealerweise bevor Ihre Nutzer sie bemerken. Auf Wunsch erhalten Sie regelmäßige Statusberichte zum Betrieb Ihrer Anwendung.

Ja. Wir übernehmen auch Anwendungen, die nicht bei uns entwickelt wurden – nach einer strukturierten Einarbeitungsphase mit Code-Analyse, Dokumentationsprüfung und einem definierten Übergabeprozess. So stellen wir sicher, dass wir Ihre Anwendung schnell und zuverlässig betreuen können.

Auf Wunsch unterstützen wir auch Ihre internen Anwender direkt – mit einem definierten Supportkanal, klaren Zuständigkeiten und schnellen Reaktionszeiten. Alternativ befähigen wir Ihr internes Team, den First-Level-Support selbst zu übernehmen, und stehen für technische Eskalationen im Hintergrund bereit.

Unsere Wartungs- und Supportverträge sind modular aufgebaut und können an veränderte Anforderungen angepasst werden – ob mehr Kapazität in Wachstumsphasen, zusätzliche Monitoring-Leistungen oder die Erweiterung um neue Funktionen. Wir denken langfristig und passen uns Ihrer Entwicklung an.

Die Kosten hängen von Umfang, Komplexität und den gewünschten Qualitätsanforderungen ab. Kleinere Lösungen und MVPs starten typischerweise im unteren fünfstelligen Bereich, komplexe Plattformen, Systemintegrationen oder KI-Lösungen können deutlich darüber liegen. Wir erstellen auf Basis Ihrer Anforderungen ein belastbares Angebot – ohne versteckte Kostenfallen.

Wir schätzen den Aufwand gemeinsam mit Ihnen auf Basis Ihrer Anforderungen – transparent nach Story Points oder Personentagen. Durch das agile Vorgehen nach Scrum haben Sie jederzeit den Überblick über entstehende Kosten, Fortschritt und können flexibel auf neue Prioritäten reagieren.

Ja. Wir empfehlen häufig den Einstieg über ein Minimum Viable Product (MVP) – die kleinste sinnvolle Lösung, die echten Mehrwert liefert und auf der aufgebaut werden kann. Das reduziert das initiale Investitionsrisiko und ermöglicht frühes Nutzerfeedback, bevor größere Budgets fließen.

Ein initiales Konzept- oder Scoping-Gespräch ist bei uns kostenfrei. Für einen strukturierten Proof of Concept oder Ideation-Workshop kalkulieren wir einen überschaubaren, klar definierten Rahmen – sodass Sie mit belastbaren Erkenntnissen in die eigentliche Projektentscheidung gehen können.

Für klar definierte Leistungen – etwa ein initiales Assessment oder einzelne Projektphasen – bietet pep.digital Festpreise an. Für die iterative Produktentwicklung wird hingegen ein Time-&-Material-Modell mit festgelegtem Zielbudget empfohlen: Abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand, während Anforderungen flexibel angepasst und priorisiert werden können. Das Budget bleibt dabei jederzeit transparent. So verbindet pep.digital die Planungssicherheit eines Festpreises mit der Flexibilität agiler Entwicklung – ohne versteckte Zusatzkosten durch spätere Change Requests.

Die wesentlichen Kostentreiber sind: Funktionsumfang und Komplexität, Anzahl und Tiefe der Systemintegrationen (z. B. APIs), Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen, gewünschte Plattformen (Web, Mobile, Cloud) sowie die Notwendigkeit von Migrationen oder Reengineering bestehender Altsysteme.

pep.digital ist ein deutscher Anbieter für individuelle Softwareprojekte aus der Region Stuttgart mit Sitz in Esslingen am Neckar. Im Vergleich zu Offshore-Anbietern investieren Sie in direkte Kommunikation, kulturelle Nähe, rechtliche Sicherheit nach deutschem Recht und nachweisbare Qualität – belegt durch ISO 9001:2015 und ISO/IEC 27001:2022. Kurze Abstimmungswege und ein dediziertes Team senken dabei den oft unterschätzten Koordinationsaufwand.

Nach dem Go-live entstehen Kosten für Wartung, Support und ggf. Weiterentwicklung – je nach vereinbartem SLA und Intensität der Betreuung. Wir bieten transparente Wartungsverträge, die modular aufgebaut sind und sich an Ihrem tatsächlichen Bedarf orientieren. So zahlen Sie nur für das, was Sie wirklich brauchen.